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Falls unser Klient den elektronischen Umlauf startet

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…unser Klient ein Dokument zur elektronischen Unterschrift direkt an Sie schicken möchte via Docusign or Adobe. Falls dies zutrifft, benötigen wir von Ihnen diese…

Information für unsere Klientin:

  • Namen, Emails der Empfänger
  • Roles: wer soll auf Ihrer Seite fungieren als viewer, approver, signing, forward signing, or forward approving?
  • Invitation order: gibt es eine bestimmte Reihenfolge, in der Sie die Einladungen erhalten möchten?
  • Multiple signing or approving parties: gibt es Personen, die eine Einladung mehrfach erhalten sollen?

Roles:

  • Viewer: prüft nicht, unterschreibt nicht; betrachtet nur.
  • Approver: unterschreibt nicht, aber prüft das Dokument und gibt es frei, damit der Vorgang abgeschlossen werden kann. Typischer Weise prüft eine Person in der Vertragsabteilung das Dokument, damit die Verlagsleitung es unterschreiben kann. Es kann mehrere Approvers geben.
  • Signing: unterschreibt das Dokument und gibt es damit frei für den weiteren Vorgang. Aber nur wenn alle Approver es freigegeben haben, kann der Vorgang abgeschlossen werden.
  • Forward Signing: der Empfänger kann das Dokument selbst unterschreiben oder es zur Unterschrift an eine andere Person weiterleiten. Dazu öffnet der Empfänger das Dokument und fügt die Email des Unterzeichners ein.
  • Forward Approving: der Empfänger kann das Dokument prüfen und freigeben oder es zur Prüfung und Freigabe an eine andere Person weiterleiten. Dazu öffnet der Empfänger das Dokument und fügt die Email des Unterzeichners ein.

invitation order (optional):

bestimmt die Reihenfolge, in welcher die Parteien Einladungen erhalten, um das Dokument zu öffnen. Oft steht in der Reihenfolge der Approver vor Signing. Aber selbst wenn der Unterzeichner die Einladung zuerst erhält und das Dokument unterzeichent,  bevor der Approver es freigibt, bleibt der Vorgang stehen, bis der Approver seine Freigabe erteilt. Mehrere Personen können in der Reihenfolge auf derselben Position stehen.

mehrere Personen erhalten Einladungen zur Weiterleitung:

Empfänger, die ein Dokument zur Prüfung oder Unterschrift an mehrere Personen weiterleiten, erhalten für jede Weiterleitung eine eigene separate Einladung und müssen in der Reihenfolge mehrfach auftauchen. Bitte bezeichnen Sie die Anzahl der benötigten Weiterleitungen und die zugehörigen Rollen der Empfänger.

Beispiele

Beispiel 1 (Verlagsleitung ist Empfänger):

  1. Anne Assistenz (view) <anne@verlag.de>
  2. Berta Justiziarin (approve) <berta@verlag.de>
  3. Charlotte Verlegerin (signing) <charlotte@verlag.de>

(Anne betrachtet, Berta erteilt Freigabe, Charlotte unterschreibt)

Beispiel 2 (Weiterleitung an nur eine Unterzeichnende):

  1. Berta Justiziarin (forward signing) <berta@verlag.de>

(Berta ist die einzige Empfängerin; sie kann entweder selbst unterschreiben oder an die Unterzeichnerin weiterleiten)

Beispiel 3 (Weiterleitung an mehrere Unterzeichnende):

  • 1. Berta Justiziarin 1 (forward signing) <berta@verlag.de>…. leitet weiter an Charlotte Verlegerin
  • 1. Berta Justiziarin 2 (forward signing) <berta@verlag.de> …leitet weiter an Daniel Geschäftsführer

(Berta erhält zwei separate Einladungen und leitet jeweils eine weiter an zwei unterschiedliche Unterzeichnerinnen)

Beispiel 4 (wenn Reihenfolge unwichtig ist):

  • 1. Anne Assistenz (view) <anne@verlag.de>
  • 1. Charlotte Verlegerin (signing) <charlotte@verlag.de>
  • 1. Berta Justiziarin (approve) <berta@verlag.de>

(alle erhalten die Einladung das Dokument zu öffnen gleichzeitig, aber der Vorgang wird nicht abgeschlossen, bis Berta die Freigabe erteilt und Charlotte unterschrieben hat.)

Wie Sie uns informieren können:

Bitte füllen Sie dieses Formular aus und schicken es per Email an uns.

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